Gebruiksvoorwaarden en verwerkersovereenkomst Communicatiegemak

Versie 1.0 – 15 september 2026

Communicatiegemak is een gratis dienst van Easyzorg waarmee zorgteams via een beveiligde omgeving berichten uitwisselen met familie en naasten van cliënten. Elk bericht wordt als rapportage opgeslagen in Nedap ONS. Deze pagina bevat de gebruiksvoorwaarden (deel A) en de verwerkersovereenkomst (deel B, het model van de Brancheorganisaties Zorg). Door het aanvraagformulier te verzenden en het vakje ‘akkoord’ aan te vinken, gaat de zorginstelling met beide akkoord.

Deel A – Gebruiksvoorwaarden Communicatiegemak

1. Definities

• Easyzorg: Easyzorg B.V., gevestigd aan de Wilgenlaan 7 te Hattem, KvK-nummer 90480805, e-mail info@easyzorg.nl.
• Zorginstelling: de organisatie die Communicatiegemak aanvraagt en gebruikt.
• Dienst: Communicatiegemak, zoals omschreven in artikel 3.
• Nedap ONS: het elektronisch cliëntendossier van Nedap Healthcare dat de zorginstelling gebruikt en waaraan de dienst gekoppeld wordt.
• Gebruikers: medewerkers van de zorginstelling die de dienst gebruiken, en de cliënten, familie en naasten die via een uitnodiging deelnemen aan een gesprek.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de zorginstelling gelden alleen als Easyzorg die schriftelijk heeft aanvaard. Sluit de zorginstelling later een betaalde overeenkomst met Easyzorg, dan gaan de voorwaarden van die overeenkomst voor.

3. De dienst

Met Communicatiegemak start een zorgteam een gesprek met familie of naasten van een cliënt over een concreet onderwerp. Het initiatief ligt altijd bij de zorginstelling. Is een gesprek gestart, dan kunnen de cliënt en de betrokken naasten daarin onbeperkt reageren; zelf een nieuw gesprek beginnen kunnen zij niet. De ontvanger krijgt per e-mail een link en een toegangscode, en leest en beantwoordt berichten in een eigen omgeving, eventueel met een foto of PDF als bijlage. Elk bericht wordt automatisch als rapportage onder Familiecommunicatie opgeslagen in het dossier van de cliënt in Nedap ONS.

Communicatiegemak is nadrukkelijk geen spoedlijn. Gesprekken worden niet doorlopend gelezen. Dit staat ook in de omgeving die de familie ziet. Voor spoed gelden de gebruikelijke telefonische kanalen van de zorginstelling.

4. Gratis gebruik, duur en beëindiging

1. De dienst wordt kosteloos aangeboden. Er bestaat geen recht op gebruik en geen aanspraak op een bepaald niveau van beschikbaarheid, functionaliteit of ondersteuning.
2. De overeenkomst gaat in op het moment dat Easyzorg de aanvraag heeft bevestigd en de koppeling met Nedap ONS werkt, en geldt voor onbepaalde tijd.
3. De zorginstelling kan het gebruik op elk moment beëindigen door een e-mail te sturen naar info@easyzorg.nl.
4. Easyzorg kan de dienst op elk moment wijzigen, beperken of beëindigen. Beëindiging wordt ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd aan het opgegeven e-mailadres van de zorginstelling.
5. Easyzorg mag de dienst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij (vermoeden van) misbruik, bij een beveiligingsrisico, als de zorginstelling deze voorwaarden of de verwerkersovereenkomst schendt, of als de koppeling met Nedap ONS niet langer beschikbaar is.
6. Na beëindiging worden de toegangslinks van lopende gesprekken ingetrokken en wordt de koppeling met Nedap ONS verwijderd. De rapportages die al in Nedap ONS staan, blijven daar staan; dat is het dossier van de zorginstelling. Easyzorg verwijdert de gegevens die zij zelf bewaart volgens de bewaartermijnen in Bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst.

5. Verplichtingen van de zorginstelling

• De aanvrager verklaart bevoegd te zijn om namens de zorginstelling deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst aan te gaan.
• De zorginstelling verstrekt juiste en volledige gegevens (naam, e-mailadres, klantcode en URL van Nedap ONS) en geeft wijzigingen tijdig door.
• De zorginstelling regelt zelf de benodigde autorisaties in Nedap ONS en bepaalt welke medewerkers de dienst gebruiken.
• De zorginstelling is verantwoordelijk voor de inhoud van berichten en bijlagen, voor de keuze van ontvangers en voor het informeren van cliënten en hun naasten over het gebruik van de dienst.
• De zorginstelling instrueert medewerkers en naasten dat de dienst geen spoedlijn is.
• De zorginstelling gebruikt de dienst niet voor andere doeleinden dan communicatie rondom de zorg van cliënten en probeert de dienst niet te omzeilen, te kopiëren of te belasten.

6. Beschikbaarheid en ondersteuning

Easyzorg spant zich in om de dienst beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie op beschikbaarheid, snelheid of foutloze werking. Er gelden geen service levels. Onderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden. Ondersteuning wordt naar redelijkheid per e-mail geboden op werkdagen; er geldt geen reactie- of oplostermijn.

7. Aansprakelijkheid

Omdat de dienst kosteloos wordt aangeboden, is iedere aansprakelijkheid van Easyzorg voor schade die voortvloeit uit of samenhangt met het gebruik van de dienst uitgesloten, behalve voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Easyzorg. Easyzorg is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste besparingen of schade door verlies van gegevens. De zorginstelling vrijwaart Easyzorg tegen aanspraken van derden, waaronder cliënten en naasten, die samenhangen met het gebruik van de dienst door de zorginstelling.

8. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de dienst, de programmatuur en de bijbehorende documentatie berusten bij Easyzorg. De zorginstelling krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. De inhoud van berichten en bijlagen blijft van de zorginstelling.

9. Wijziging van deze voorwaarden

Easyzorg kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Gaat de zorginstelling niet akkoord, dan kan zij het gebruik beëindigen voordat de wijziging ingaat.

10. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland, tenzij partijen er in overleg uitkomen.

Deel B – Verwerkersovereenkomst Communicatiegemak

Model Verwerkersovereenkomst Brancheorganisaties Zorg (BOZ), ingevuld voor Communicatiegemak.

Toepassing op de gratis dienst Communicatiegemak

Deze verwerkersovereenkomst wordt online aangegaan via het aanvraagformulier op easyzorg.nl. Daarvoor geldt het volgende:

• Hoofdovereenkomst is de overeenkomst die ontstaat door de aanvraag van Communicatiegemak onder de gebruiksvoorwaarden in deel A van deze pagina. Deze verwerkersovereenkomst is daarvan Bijlage 1.
• Ondertekening vindt plaats door het aanvinken van ‘akkoord’ en het verzenden van het aanvraagformulier. De datum van verzending geldt als datum van ondertekening. Op verzoek stelt Easyzorg een ondertekende papieren of PDF-versie beschikbaar.
• Verwerkingsverantwoordelijke is de zorginstelling zoals opgegeven in het aanvraagformulier, vertegenwoordigd door de persoon die het formulier verzendt en daarmee verklaart daartoe bevoegd te zijn.
• Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke (Bijlage 3) zijn het e-mailadres uit het aanvraagformulier, totdat de zorginstelling andere contactgegevens doorgeeft aan info@easyzorg.nl.
• Waar in het model naar een rechtbank of arbiter in de Hoofdovereenkomst wordt verwezen, geldt artikel 10 van deel A.

De ondergetekenden

1. De zorginstelling zoals opgegeven in het aanvraagformulier, gevestigd aan het adres zoals ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de aanvrager (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”); en
2. Easyzorg B.V., gevestigd aan de Wilgenlaan 7 te Hattem en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 90480805, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jaap Huisman en Bart ten Brinke, bestuurders (hierna: “Verwerker”);

Hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en afzonderlijk als “Partij”.

Overwegende dat

1. Verwerker diensten verricht ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de Hoofdovereenkomst (de gebruiksvoorwaarden Communicatiegemak, deel A), waarbij deze Verwerkersovereenkomst Bijlage 1 is.
2. De diensten meebrengen dat persoonsgegevens worden verwerkt.
3. Verwerker de betreffende gegevens louter in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt en niet voor eigen doeleinden.
4. Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna: “AVG”) op deze verwerking van toepassing is.
5. Partijen in deze Verwerkersovereenkomst de afspraken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de diensten wensen vast te leggen.
6. Deze Verwerkersovereenkomst, indien van toepassing, alle eerdere Hoofdovereenkomst(en) van gelijke strekking tussen Partijen vervangt.
7. De Brancheorganisaties Zorg met deze Verwerkersovereenkomst een standaard hebben willen opstellen.

Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1. Definities

1.1 Termen met een hoofdletter die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt en die hierin niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die is uiteengezet in de AVG (waaronder Persoonsgegeven, Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker).

1.2 In deze Verwerkersovereenkomst wordt onder de volgende met een hoofdletter aangeduide begrippen het volgende verstaan:

• Inbreuk: (a) een onderzoek naar of beslaglegging door overheidsfunctionarissen op de persoonsgegevens of een vermoeden dat dit gaat plaatsvinden; (b) een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG.
• Medewerker: de door Partijen voor de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst betrokken natuurlijke persoon die werkzaam is bij of voor een van de Partijen.
• Hoofdovereenkomst: de Hoofdovereenkomst(en) betreffende de levering van producten en/of diensten, waarvan deze Verwerkersovereenkomst als Bijlage onderdeel uitmaakt.
• Verzoeken van betrokkene: een klacht over de verwerking dan wel verzoek tot uitoefening van de rechten van betrokkene zoals omschreven in Hoofdstuk 3 van de AVG.

1.3 Waar in deze Verwerkersovereenkomst naar bepaalde normen wordt verwezen (zoals NEN7510) wordt daarmee steeds gedoeld op de meest actuele versie daarvan. Voor zover de betreffende norm niet meer wordt onderhouden, dient in de plaats daarvan de meest actuele versie van de logische opvolger van de betreffende norm gelezen te worden.

Artikel 2. Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst en beschrijving Bijlagen

2.1 Deze Verwerkersovereenkomst betreft de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.

2.2 Onderdeel van deze Verwerkersovereenkomst zijn de volgende Bijlagen: Bijlage 1: Omschrijving van de verwerking; Bijlage 2: Beveiliging persoonsgegevens; Bijlage 3: Contactinformatie m.b.t. verwerking/Inbreuken/Verzoeken van betrokkenen.

2.3 Deze Verwerkersovereenkomst maakt onverbrekelijk deel uit van de Hoofdovereenkomst. Voor zover het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst strijdig is met het bepaalde in de Hoofdovereenkomst, prevaleert het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 3. Uitvoering verwerking

3.1 Verwerker garandeert dat hij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend persoonsgegevens zal verwerken voor zover: (a) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst (binnen de gespecificeerde omschrijving in Bijlage 1); of (b) Verwerkingsverantwoordelijke daartoe nadere schriftelijke instructies heeft gegeven.

3.2 Verwerker zal alle redelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in verband met de verwerking van de persoonsgegevens opvolgen. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte indien naar zijn oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

3.3 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid van dit artikel 3, is het Verwerker toegestaan om persoonsgegevens te verwerken indien een wettelijk voorschrift (waaronder begrepen daarop gebaseerde rechterlijke of bestuurlijke bevelen) hem tot een verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker voorafgaand aan de verwerking Verwerkingsverantwoordelijke in kennis van de beoogde verwerking en het wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, waar mogelijk, in staat stellen zich te verweren tegen deze verplichte verwerking en ook overigens de verplichte verwerking beperken tot het strikt noodzakelijke.

3.4 Verwerker zal de persoonsgegevens aantoonbaar, op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en in overeenstemming met de op hem als Verwerker rustende verplichtingen op grond van de AVG en overige wet- en regelgeving.

3.5 Verwerker zal, tenzij hij hiervoor uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van Verwerkingsverantwoordelijke, geen persoonsgegevens verwerken of laten verwerken door hemzelf of door derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

3.6 Verwerker waarborgt dat betrokken Medewerkers een geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend dan wel garandeert dat Medewerkers geheimhouding zullen betrachten ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens.

Artikel 4. Beveiliging persoonsgegevens en controle (versie gezondheidsgegevens)

4.1 Verwerker zal aantoonbaar, passende en doeltreffende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de (in Bijlage 1 gespecificeerde) aard van de te verwerken persoonsgegevens, ter bescherming van de persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde kennisname, verminking of enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid en integriteit van de gegevens te garanderen. In deze beveiligingsmaatregelen zijn de mogelijk in de Hoofdovereenkomst reeds bepaalde maatregelen begrepen.

4.2 Verwerker beschikt over een ISO27001-certificering, een vergelijkbare certificering of werkt aantoonbaar in overeenstemming met ISO27001 en heeft een passend, geschreven beveiligingsbeleid geïmplementeerd voor de verwerking van persoonsgegevens, waarin in ieder geval de in het eerste lid van dit artikel 4 genoemde maatregelen uiteengezet zijn.

4.3 Verwerker beschikt over een NEN7510-certificering of werkt aantoonbaar in overeenstemming met NEN7510 en heeft een passend, geschreven beveiligingsbeleid geïmplementeerd voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij voldoet Verwerker aantoonbaar (indien van toepassing) aan de veiligheidseisen voor netwerkverbindingen zoals beschreven in NEN7512 en aan de eisen ten aanzien van logging zoals beschreven in NEN7513.

4.4 Verwerker zal op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke een (kopie van een) door een onafhankelijke en ter zake deskundige derde afgegeven geldig certificaat overleggen alsmede de verklaring van toepasselijkheid, indien deze daarover beschikt, of een Third Party Memorandum (TPM), waaruit volgt dat Verwerker de verplichtingen uit dit artikel naleeft.

4.5 Verwerker laat zelf regelmatig interne en/of externe audits uitvoeren met betrekking tot de naleving van bovengenoemde normen.

4.6 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht toe te (laten) zien op de naleving van de hiervoor onder artikel 4.1 tot en met 4.3 genoemde maatregelen indien Verwerkingsverantwoordelijke daarom vraagt naar aanleiding van (vermoeden van) informatie- of privacy-inbreuken. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke bepalen in gezamenlijk overleg het tijdstip waarop en de onafhankelijke derde partij die de controle uitvoert. Verwerker zal eventuele door Verwerkingsverantwoordelijke naar aanleiding van een dergelijk onderzoek in redelijkheid gegeven instructies tot aanpassing van het beveiligingsbeleid binnen een redelijke termijn opvolgen.

4.7 Partijen erkennen dat beveiligingseisen voortdurend veranderen en dat een effectieve beveiliging frequente evaluatie en regelmatige verbetering van verouderde beveiligingsmaatregelen vereist. Verwerker zal daarom de maatregelen zoals geïmplementeerd op basis van dit artikel 4 periodiek evalueren en, waar nodig, de maatregelen verbeteren om te blijven voldoen aan de verplichtingen onder dit artikel 4. Het voorgaande laat de instructiebevoegdheid van Verwerkingsverantwoordelijke om zo nodig aanvullende maatregelen te (doen) treffen onverlet.

Artikel 5. Monitoring, informatieplichten en incidentenmanagement

5.1 Verwerker zal actief monitoren op inbreuken op de beveiligingsmaatregelen en over de resultaten van de monitoring in overeenstemming met dit artikel 5 rapporteren aan Verwerkingsverantwoordelijke.

5.2 Zodra zich een Inbreuk voordoet of heeft voorgedaan, is Verwerker verplicht de contactpersoon van Verwerkingsverantwoordelijke genoemd in Bijlage 3 daarvan onmiddellijk, doch uiterlijk binnen 24 uur nadat Verwerker er kennis van heeft genomen, in kennis te stellen en daarbij alle relevante informatie te verstrekken over: (a) de aard van de Inbreuk; (b) de (mogelijk) getroffen persoonsgegevens; (c) de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de Inbreuk; en (d) de maatregelen die getroffen zijn of zullen worden om de Inbreuk op te lossen dan wel de gevolgen/schade zoveel mogelijk te beperken.

5.3 Verwerker is, onverminderd de overige verplichtingen uit dit artikel, verplicht om maatregelen te treffen die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de Inbreuk zo snel mogelijk te herstellen dan wel de verdere gevolgen zoveel mogelijk te beperken. Verwerker treedt zo snel als mogelijk, doch binnen 24 uur, in overleg met Verwerkingsverantwoordelijke teneinde hierover nadere afspraken te maken.

5.4 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde zijn medewerking verlenen en zal de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke opvolgen en verricht deugdelijk onderzoek naar de Inbreuk. Verwerker stelt daarover een rapportage op, inclusief een correcte respons en passende vervolgstappen. Deze rapportage deelt Verwerker zo spoedig mogelijk met Verwerkingsverantwoordelijke zodat deze tijdig de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) en/of de Betrokkene kan informeren. Het melden aan de AP en/of betrokkenen kan alleen gedaan worden door de Verwerkingsverantwoordelijke.

5.5 Meldingen met betrekking tot Inbreuken en Verzoeken van betrokkenen worden gedaan aan de contactpersoon van Verwerkingsverantwoordelijke zoals beschreven in Bijlage 3.

5.6 Het is Verwerker niet toegestaan informatie te verstrekken over Inbreuken aan betrokkenen of andere derde partijen, behoudens voor zover Verwerker daartoe wettelijk verplicht is of Partijen anderszins zijn overeengekomen.

5.7 Indien en voor zover Partijen zijn overeengekomen dat Verwerker in relatie tot een Inbreuk rechtstreeks contact onderhoudt met autoriteiten, anders dan de AP, of andere derde partijen, dan houdt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan voortdurend op de hoogte.

Artikel 6. Medewerkingsverplichtingen

6.1 De AVG en overige wetgeving kent aan de betrokkene bepaalde rechten toe. Verwerker zal zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke bij de nakoming van de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen voortvloeiend uit deze rechten.

6.2 Een door Verwerker ontvangen Verzoek van een betrokkene met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens wordt door Verwerker zo snel als mogelijk, doch binnen 24 uur, doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke.

6.3 Op het eerste daartoe strekkende verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle relevante informatie verstrekken betreffende de aspecten van de door hem verrichte verwerking van persoonsgegevens zodat Verwerkingsverantwoordelijke, mede aan de hand van die informatie, aan kan tonen dat zij de toepasselijke (privacy)wetgeving naleeft.

6.4 Verwerker zal voorts op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke alle noodzakelijke bijstand verlenen bij de nakoming van de op grond van de toepasselijke privacywetgeving op Verwerkingsverantwoordelijke rustende wettelijke verplichtingen, zoals het uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA).

Artikel 7. Inschakeling subverwerkers

7.1 Verwerker zal zijn activiteiten die bestaan uit het verwerken van persoonsgegevens of vereisen dat persoonsgegevens verwerkt worden, niet uitbesteden aan een subverwerker zonder drie maanden van tevoren dat mede te delen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerkingsverantwoordelijke de gelegenheid te geven om eventuele bezwaren aan de Verwerker kenbaar te maken. Indien Verwerkingsverantwoordelijke bezwaren heeft, zal Verwerker redelijke inspanningen leveren om het bezwaar van de Verwerkingsverantwoordelijke op te lossen of om de levering van de diensten zoals genoemd in de Hoofdovereenkomst, zonder daaraan afbreuk te doen, aan te passen om verwerking van persoonsgegevens door de voorgestelde (nieuwe) subverwerker te voorkomen.

7.2 Indien de Verwerker het bezwaar van de Verwerkingsverantwoordelijke niet kan oplossen of niet kan aanpassen om de verwerking van persoonsgegevens door de voorgestelde subverwerker te voorkomen, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Hoofdovereenkomst opschorten of geheel of gedeeltelijk beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden, gerekend vanaf de einddatum van de bezwaartermijn. Gedurende een schorsing van de Hoofdovereenkomst vanwege bezwaar tegen een (nieuwe) subverwerker en vanaf de einddatum van de Hoofdovereenkomst is de Verwerkingsverantwoordelijke niet verplicht om de Verwerker enige vergoeding op grond van de Hoofdovereenkomst of anderszins of enige schadevergoeding te betalen.

7.3 Artikel 7.1 is niet van toepassing op de in Bijlage 1 vermelde subverwerkers.

7.4 Verwerker zal aan deze subverwerker minstens dezelfde verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en de wet voortvloeien. Verwerker zal deze afspraken schriftelijk vastleggen en zal toezien op de naleving daarvan door de subverwerker. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek afschrift verstrekken van de met de subverwerker gesloten verwerkersovereenkomst.

7.5 Voor het inschakelen van een subverwerker blijft Verwerker volledig aansprakelijk jegens Verwerkingsverantwoordelijke voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een subverwerker. Voor de inzet van subverwerkers buiten de EER geldt dat toestemming vereist is in overeenstemming met artikel 3.5 van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 8. Kosten

8.1 De kosten voor de verwerking van gegevens die inherent zijn aan de normale uitvoering van de Verwerkersovereenkomst en de uitoefening van rechten van betrokkenen, worden geacht besloten te liggen in de op grond van de Hoofdovereenkomst reeds verschuldigde vergoedingen.

Artikel 9. Duur en beëindiging

9.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op de datum van ondertekening en de duur van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de Hoofdovereenkomst inclusief eventuele verlengingen daarvan.

9.2 De Verwerkersovereenkomst maakt na ondertekening ervan door beide Partijen integraal en onverbrekelijk deel uit van de Hoofdovereenkomst. Beëindiging van de Hoofdovereenkomst, op welke grond dan ook (opzegging/ontbinding), heeft tot gevolg dat de Verwerkersovereenkomst eveneens op dezelfde grond beëindigd wordt, tenzij Partijen in voorkomend geval anders overeenkomen.

9.3 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.

9.4 Ieder der Partijen is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de Hoofdovereenkomst, de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende Hoofdovereenkomst op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien: (a) de andere Partij wordt ontbonden of anderszins ophoudt te bestaan; (b) de andere Partij aantoonbaar ernstig tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst en die toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling; (c) een Partij in staat van faillissement wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt.

9.5 Gelet op de grote afhankelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke van Verwerker alsmede het continuïteitsrisico bij incidenten en calamiteiten (zoals faillissement), verklaart Verwerker zich reeds nu voor alsdan bereid op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke aanvullende afspraken met Verwerkingsverantwoordelijke te maken teneinde voornoemde risico’s te verkleinen.

9.6 Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd deze Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst per direct te ontbinden indien Verwerker te kennen geeft niet (langer) te kunnen voldoen aan de betrouwbaarheidseisen die op grond van ontwikkelingen in de wet en/of de rechtspraak aan de verwerking van de persoonsgegevens worden gesteld.

9.7 Verwerker dient Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk te informeren over een voorgenomen overname of eigendomsoverdracht. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht bij zwaarwegende bezwaren tegen de verandering van eigenaar de Hoofdovereenkomst te beëindigen zonder schadeplichtig te zijn.

9.8 Het is Verwerker niet toegestaan om zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke deze Verwerkersovereenkomst en de rechten en plichten die samenhangen met deze Verwerkersovereenkomst over te dragen aan een derde partij.

9.9 De verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst duren voort zolang de Verwerker persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, ook nadat de Verwerker is opgehouden de in de Hoofdovereenkomst opgedragen zorg, diensten en/of faciliteiten ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke te verlenen.

Artikel 10. Bewaartermijnen, teruggave en vernietiging van persoonsgegevens

10.1 Verwerker bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, waaronder begrepen de wettelijke bewaartermijnen of een eventueel tussen Partijen gemaakte afspraak over bewaartermijnen zoals vastgelegd in Bijlage 1. In geen geval bewaart Verwerker de persoonsgegevens langer dan tot het einde van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt of en zo ja hoe lang gegevens bewaard moeten blijven.

10.2 Bij beëindiging van de Verwerkersovereenkomst, of indien van toepassing aan het einde van de overeengekomen bewaartermijnen, of op schriftelijk verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, tegen redelijke kosten, naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens onherroepelijk (doen) vernietigen of teruggeven aan Verwerkingsverantwoordelijke. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Verwerker bewijs van het feit dat de gegevens onherroepelijk zijn vernietigd of verwijderd. Eventuele teruggave van de gegevens zal in een algemeen gangbaar, gestructureerd en gedocumenteerd gegevensformaat langs elektronische weg plaatsvinden. Indien teruggave, onherroepelijke vernietiging of verwijdering niet mogelijk is, stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte. In dat geval garandeert Verwerker dat hij de persoonsgegevens vertrouwelijk zal behandelen en niet langer zal verwerken.

Artikel 11. Slotbepalingen

11.1 In geval van nietigheid c.q. vernietigbaarheid van een of meer bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

11.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

11.3 Geschillen over of in verband met deze Verwerkersovereenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de daartoe in de Hoofdovereenkomst aangewezen rechtbank of arbiter(s).

Ondertekening

Namens Easyzorg B.V.: Jaap Huisman, bestuurder. Namens de Verwerkingsverantwoordelijke: de aanvrager, door het aanvinken van ‘akkoord’ en het verzenden van het aanvraagformulier op easyzorg.nl. Datum: de datum van verzending van het aanvraagformulier.

Bijlage 1: Omschrijving van de verwerking

Persoonsgegevens bij gebruik Communicatiegemak

Verwerker verwerkt onderstaande persoonsgegevens onder toezicht van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals gespecificeerd in artikel 2 van de Verwerkersovereenkomst:

• Namen en e-mailadressen van de medewerkers van de Verwerker
• Klantinformatie, inclusief maar niet beperkt tot: naam, cliëntnummer, onderwerp van het gesprek
• Gegevens van contactpersonen (familie / wettelijk vertegenwoordiger), inclusief maar niet beperkt tot: naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Berichtinhoud, inclusief meegestuurde bestanden (foto’s en PDF-documenten)

Bewaartermijn: 30 dagen na het afsluiten van het gesprek wordt deze uit onze database verwijderd. Berichten die als rapportage zijn doorgeleid naar het dossier van de Verwerkingsverantwoordelijke vallen onder de bewaartermijnen van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsdoel: het faciliteren van beveiligde digitale communicatie tussen zorgverleners van de Verwerkingsverantwoordelijke en cliënten of hun contactpersonen, waaronder het uitwisselen van berichten en bestanden, het versturen van e-mailnotificaties bij nieuwe berichten en het doorgeleiden van berichten als rapportage naar het dossier van de Verwerkingsverantwoordelijke.

AVG-grondslag: door Verwerkingsverantwoordelijke te bepalen en vast te leggen. Afhankelijk van het doel van de verwerking kan sprake zijn van een grondslag als bedoeld in artikel 6 lid 1 AVG. Indien bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, dient de Verwerkingsverantwoordelijke tevens een toepasselijke uitzondering als bedoeld in artikel 9 lid 2 AVG vast te stellen.

Betreft gezondheidsgegevens: ja, waarschijnlijk. De berichten tussen zorgverleners en contactpersonen hebben doorgaans betrekking op de gezondheidstoestand, het welzijn en de ontvangen zorg van de cliënt en kunnen ook in meegestuurde bestanden gezondheidsgegevens bevatten.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens

De aard en inhoud van de via de diensten verwerkte persoonsgegevens worden volledig bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker stelt uitsluitend de technische functionaliteit beschikbaar voor het verzamelen, verwerken, opslaan en doorgeleiden van gegevens overeenkomstig de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker bepaalt niet welke persoonsgegevens, waaronder eventuele bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, door de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevraagd of verwerkt. Voor zover via de diensten gezondheidsgegevens worden verwerkt, geschiedt dit uitsluitend op initiatief en onder verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker faciliteert in dat geval uitsluitend de technische verwerking van deze gegevens overeenkomstig de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Logging

Verwerker verwerkt onderstaande persoonsgegevens onder toezicht van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals gespecificeerd in artikel 2 van de Verwerkersovereenkomst:

• E-mailadres van de medewerker die de handeling verrichtte
• Cliëntreferentie waarop de handeling betrekking had
• Tijdstip, aard van de handeling en het toegangspunt

Bewaartermijn: vijf jaar vanaf het moment waarop de logregel wordt geschreven, op grond van het Besluit vaststelling bewaartermijn logging. Deze termijn gaat voor op de bewaartermijnen van de hiervoor beschreven verwerkingen. Na 1 jaar worden de niet-verplichte netwerkgegevens uit de logregel verwijderd. Bij beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst worden de loggegevens overeenkomstig artikel 10.2 teruggegeven aan Verwerkingsverantwoordelijke, zodat de resterende wettelijke bewaartermijn bij hem doorloopt.

Verwerkingsdoel: het vastleggen van toegangs-, zoek- en uitwisselingsgebeurtenissen met betrekking tot persoonlijke gezondheidsinformatie, zodat achteraf controleerbaar is wie welke handeling heeft verricht (NEN 7513).

AVG-grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), voortvloeiend uit het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders.

Geaggregeerde gebruiksstatistiek

Verwerker stelt uit het gebruik van de diensten geaggregeerde, geanonimiseerde statistieken samen. Deze verwerking omvat uitsluitend de volgende procesgegevens:

• tijdstip en aard van statusovergangen van een gesprek, bijvoorbeeld gestart, bericht verzonden, gelezen, beantwoord, afgesloten;
• doorlooptijden tussen die statusovergangen;
• aantallen per periode, per locatie en per gesprekstype;
• of een stap door een medewerker dan wel door een cliënt is verricht, zonder identificerende gegevens van die persoon.

Uitdrukkelijk niet opgenomen: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, burgerservicenummer, hulpvraag, ingevulde antwoorden, berichtinhoud, meegestuurde documenten en overige gezondheidsgegevens of herleidbare persoonsgegevens.

Voorwaarden waaronder deze verwerking plaatsvindt:

1. Het samenstellen van de statistieken vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, in overeenstemming met artikel 3.5.
2. De statistieken bevatten uitsluitend gegevens die niet tot een individuele betrokkene herleidbaar zijn, ook niet door combinatie met andere gegevens waarover Verwerker of derden redelijkerwijs kunnen beschikken. Verwerker zal niet trachten de gegevens te herleiden en treft passende technische en organisatorische maatregelen om herleiding door derden te voorkomen. Deze verplichting blijft na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
3. Een vergelijkingscijfer wordt niet gedeeld indien het is gebaseerd op gegevens van minder dan vijf verwerkingsverantwoordelijken of op minder dan vijftig onderliggende gevallen.
4. In vergelijkingscijfers die aan derden worden verstrekt is Verwerkingsverantwoordelijke niet identificeerbaar, tenzij hij daarmee vooraf schriftelijk heeft ingestemd. Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt te allen tijde inzage in zijn eigen cijfers en in zijn positie ten opzichte van het vergelijkingscijfer.
5. De statistieken worden niet gebruikt voor reclamedoeleinden, niet verkocht of anderszins tegen vergoeding aan derden verstrekt, en niet gebruikt voor het trainen van modellen waaruit de onderliggende gegevens geheel of gedeeltelijk kunnen worden gereconstrueerd.
6. Verwerker legt de gehanteerde methode van aggregatie en anonimisering schriftelijk vast en stelt deze op verzoek ter beschikking. De controle bedoeld in artikel 4 strekt zich mede uit tot deze methode.
7. Verwerkingsverantwoordelijke kan deze verwerking te allen tijde schriftelijk beëindigen; die mededeling geldt als wijziging van deze bijlage. Beëindiging laat reeds vervaardigde geanonimiseerde statistieken onverlet en heeft geen gevolgen voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.

Bewaartermijn: de onderliggende persoonsgegevens volgen de bewaartermijn van de verwerking waaruit zij voortkomen, zoals hierboven per dienst vermeld. De geaggregeerde statistieken zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG; op hen zijn de bewaartermijnen uit deze bijlage en de verplichtingen tot teruggave en vernietiging uit artikel 10 niet van toepassing.

Verwerkingsdoel: kwaliteitsbewaking en verbetering van de diensten, en het vervaardigen van sectorbrede vergelijkingscijfers.

AVG-grondslag: de verwerking vindt plaats binnen de omschrijving in deze bijlage, als bedoeld in artikel 3.1 sub a. De grondslag voor de onderliggende verwerking wordt door Verwerkingsverantwoordelijke bepaald en vastgelegd.

Betreft gezondheidsgegevens: nee. Inhoudelijke gegevens zijn uitgesloten; de statistieken bevatten uitsluitend procesgegevens.

Subverwerkers

Subverwerker	Beschrijving dienst en persoonsgegevens	Gegevens buiten de EER	Verwerkersovereenkomst
Google Cloud Hosting	Hosting	Nee	Ja
Mailgun Europa	E-mailnotificaties bij nieuwe berichten	Nee	Ja
Messagebird B.V.	Bij gebruik van de sms-module	Nee	Ja
Freshdesk	Medewerker-e-mail bij gebruik van de helpmodule	Nee	Ja

Toelichting. Persoonsgegevens gaan over iemand (of zijn tot iemand te herleiden). Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Elke verwerking moet één of meer welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden hebben. Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens: toestemming betrokkene / noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst / wettelijke verplichting / beschermen van vitale belangen van de betrokkene / taak van algemeen belang of uitoefening van het openbaar gezag / gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Bijlage 2: Beveiliging persoonsgegevens

Verwerker beschikt over de volgende certificering: ISO27001 en NEN7510:2024. Kopieën van de certificaten, de Verklaring van Toepasselijkheid (VvT) en de scopebeschrijving zijn op verzoek beschikbaar via info@easyzorg.nl.

Bijlage 3: Contactinformatie m.b.t. Inbreuken/Verzoeken van betrokkenen

Verwerker zal alle meldingen op grond van deze overeenkomst aan Verwerkingsverantwoordelijke leveren via het e-mailadres dat in het aanvraagformulier is opgegeven, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke een andere contactpersoon doorgeeft aan info@easyzorg.nl.

Verwerkingsverantwoordelijke zal alle meldingen op grond van deze overeenkomst aan Verwerker bezorgen met behulp van de volgende contactgegevens:

• Jaap Huisman, jaap@easyzorg.nl, 06-34508920
• Bart ten Brinke, bart@easyzorg.nl, 06-47272430

Contact

Vragen over deze voorwaarden of over de verwerking van persoonsgegevens: info@easyzorg.nl. Zie ook onze privacyverklaring.